Die Erfassung, Überwachung und Steuerung von IT-Kosten ist ein wesentliches Element eines leistungsfähigen Finanz- und Budgetcontrollings im Bereich der Informationstechnik. Strukturell muss hierbei zwischen dem IT-Projekt- und dem IT-Verfahrensbereich unterschieden werden. Ein IT-Projekt ist ein zeitlich begrenztes und in der Regel einmaliges Vorhaben, an dessen Ende ein realisiertes IT-Verfahren steht, das in Betrieb genommen wird.
Das Finanzcontrolling der IT-Projekte und des Betriebs der in den Projekten entwickelten IT-Verfahren werden in der hessischen Landesverwaltung mit Wirkung zum 01.01.2007 in landeseinheitlicher Art und Weise vorgenommen. Für die IT-Projekte und -Verfahren wurden bedarfsgerechte Strukturen definiert, auf deren Grundlage eine einheitliche und transparente Erfassung und Auswertung der IT-Kosten ermöglicht wird. Auf Grundlage der in dieser Rahmenkonzeption definierten IT-Kostenstrukturen ist es möglich, Analysen und Auswertungen für IT-Projekte und den Betrieb der IT-Verfahren durchzuführen.
Um den Projekterfolg zu gewährleisten, ist ein effizientes und effektives Projektmanagement unerlässlich. Eine notwendige Voraussetzung dazu bildet das vorliegende Projekthandbuch (nachfolgend PHB genannt). Das PHB beschreibt verbindlich die zentralen Projektregelungen für die EGovernment-Projekte in Hessen. In ihm sind alle Vereinbarungen definiert, die für eine erfolgreiche Projektabwicklung relevant sind. Sollten Vereinbarungen nicht im PHB definiert sein, enthält das PHB zumindest einen Verweis, wo die gesuchte Information hinterlegt ist. Somit enthält das PHB die Beschreibung der Prozesse, die für eine erfolgreiche Durchführung eines Projekts verbindlich zur Anwendung kommen müssen. Darüber hinaus gibt es Dokumentvorlagen vor bzw. beschreibt die notwendigen Inhalte von vertraglichen Dokumenten, Projektmanagement- und Ergebnisdokumenten.
Mit der zunehmenden Nutzung von Projektservern, elektronischer Projektmanagement-Datenbanken, E-Mail und dem Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen ergibt sich die Notwendigkeit verbindlicher und landeseinheitlicher Regelungen für die Dokumentation in IT-Projekten.
Mit der Dokumentationsrichtlinie für IT-Projekte wird auch den Anforderungen der Rechnungshöfe von Bund und Ländern an die Revisionsfähigkeit von Projektdokumentationen im IT-Bereich nachgekommen. Am 16.5.2007 wurde vom Kabinettsausschuss "Verwaltungsreform und Verwaltungsinformatik" die Dokumentationsrichtlinie für IT-Projekte den Ressorts zur Anwendung empfohlen.
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